Planificación y Ejecución de Proyectos

INTRODUCCIÓN A LA PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

El término proyecto se deriva de los términos latinos proicere y proiectare que significan arrojar algo hacia adelante. Entonces, proyecto, en un sentido amplio, significa la planeación y organización de todas las tareas y actividades necesarias para alcanzar algo en un plazo determinado, se compone de cuatro fases: planeación, organización, dirección y control.

Existen diferentes definiciones para planeación; para el caso de la administración de un proyecto y su fase de planeación se encuentra que la siguiente es completamente aplicable: Planeación es el proceso administrativo mediante el cual, se determinan las acciones a realizar para alcanzar un objetivo determinado en un plazo establecido, distribuyéndolas en el tiempo, tomando en cuenta los recursos disponibles y los riesgos existentes. La planeación de un proyecto se ocupa de dar respuesta a las siguientes preguntas fundamentales:

¿Qué se va a hacer?

¿Quién lo va a hacer?

¿Cuánto tiempo durara cada actividad?

¿Cuánto costara cada actividad?

Para el desarrollo de las siguientes preguntas es necesario desarrollar un PLAN el cual debe ser tan detallado y explicito como sea necesario con el fin de tener un mejor resultado al determinar y organizar tareas y los recursos requeridos para la ejecución del proyecto. Por lo tanto el plan deberá contener los  costos y la duración de cada actividad y los resultados a obtener.

LAS ETAPAS DE LA PLANEACIÓN DE UN PROYECTO

Como ya se vio, el proyecto tiene un ciclo de vida que considera las fases de inicio, planeación, ejecución y conclusión. Cada una de estas fases está a su vez integrada por diferentes etapas que arrojan diferentes productos y sirve como documento maestro para ejecutar el proyecto. 

Desde un punto de vista muy general puede considerarse que todo proyecto tiene tres grandes etapas:

• Fase de planificación. Se trata de establecer cómo el equipo de trabajo deberá satisfacer las restricciones de prestaciones, planificación temporal y costo. Una planificación detallada da consistencia al proyecto y evita sorpresas que nunca son bien recibidas.
• Fase de ejecución. Representa el conjunto de tareas y actividades que suponen la realización propiamente dicha del proyecto, la ejecución de la obra de que se trate. Responde, ante todo, a las características técnicas específicas de cada tipo de proyecto y supone poner en juego y gestionar los recursos en la forma adecuada para desarrollar la obra en cuestión. Cada tipo de proyecto responde en este punto a su tecnología propia, que es generalmente bien conocida por los técnicos en la materia.
• Fase de entrega o puesta en marcha. Como ya se ha dicho, todo proyecto está destinado a finalizarse en un plazo predeterminado, culminando en la entrega de la obra al cliente o la puesta en marcha del sistema desarrollado, comprobando que funciona adecuadamente y responde a las especificaciones en su momento aprobadas. Esta fase es también muy importante no sólo por representar la culminación de la operación sino por las dificultades que suele presentar en la práctica, alargándose excesivamente y provocando retrasos y costos imprevistos. A estas tres grandes etapas es conveniente añadir otras dos que, si bien pueden incluirse en las ya mencionadas, es preferible nombrarlas de forma independiente ya que definen un conjunto de actividades que resultan básicas para el desarrollo del proyecto:
• Fase de iniciación. Definición de los objetivos del proyecto y de los recursos necesarios para su ejecución. Las características del proyecto implican la necesidad de una fase o etapa previa destinada a la preparación del mismo, fase que tienen una gran trascendencia para la buena marcha del proyecto y que deberá ser especialmente cuidada. Una gran parte del éxito o el fracaso del mismo se fragua principalmente en estas fases preparatorias que, junto con una buena etapa de planificación, algunas personas tienden a menospreciar, deseosas por querer ver resultados excesivamente pronto. 
• Fase de control. Monitorización del trabajo realizado analizando cómo el progreso difiere de lo planificado e iniciando las acciones correctivas que sean necesarias. Incluye también el liderazgo, proporcionando directrices a los recursos humanos, subordinados (incluso subcontratados) para que hagan su trabajo de forma efectiva y a tiempo

EJECUCIÓN Y CICLO DE VIDA DE LA EJECUCIÓN

La fase posterior a la planeación es la ejecución, sin la cual todo sería simplemente especulación y no se tendrían las consecuencias deseadas relacionadas, por supuesto, con el cumplimiento efectivo de los objetivos planteados al inicio. El administrador o responsable del proyecto deberá coordinar y guiar a los demás participantes con las habilidades y destrezas que de él se esperan.

LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Y EL TRABAJO EN EQUIPO

La administración de proyectos es un ejemplo del rompimiento de la organización jerárquica porque su funcionamiento obedece a una dinámica diferente. En primer lugar, la conformación de un equipo de trabajo diluye en buena medida las relaciones superior-subordinado; por otro lado, los métodos de trabajo que se adaptan mejor a su desempeño son las juntas o reuniones, en las cuales se presenta información, se analizan los problemas y se toman decisiones de manera conjunta.

El trabajo en equipo

En los últimos años es importante que las organizaciones modernas  aprovechen los conocimientos, experiencias y habilidades de todos los que participan en una determinada problemática y están involucrados en su solución. 

La toma de decisiones en grupo

Las reuniones del equipo son un ejercicio que deben conducir de manera natural a la definición de decisiones concretas, tomar decisiones en grupo no es simple y en la mayor parte de las organizaciones se ha acostumbrado el ejercicio de una autoridad jerárquica vertical que gira instrucciones y da órdenes, esperando la obediencia ciega y sumisa de los subalternos.

Autoridad y liderazgo

La manera, quizá la más sencilla y rápida de definir el poder, es decir que es la facultad que alguien tiene de hacer que otro le obedezca.

Esto quiere decir que el poder puede derivarse de numerosas circunstancias y que, por consiguiente, existen numerosas formas de ejercerlo.